IA per il lavoro d'ufficio
Percorso pratico di 16 ore per usare l'intelligenza artificiale generativa nelle attività quotidiane d'ufficio: scrivere, riassumere, analizzare dati e organizzare il lavoro, con strumenti gratuiti e in sicurezza.
Quadro del corso
- Destinatari
- Impiegati, addetti amministrativi, di segreteria e di back office; non è richiesta esperienza pregressa con l'IA
- Modalità
- Laboratoriale, live online su Microsoft Teams
- Strumenti
- ChatGPT, Gemini, Microsoft Copilot, NotebookLM, Perplexity, Canva AI (versioni gratuite)
- Riferimenti normativi
- GDPR, Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act)
- Verifica finale
- Test di verifica delle conoscenze e attestato di partecipazione
Obiettivi formativi
- Comprendere cos'è l'IA generativa, cosa sa fare e quali sono i suoi limiti nel lavoro d'ufficio
- Scrivere prompt efficaci e riutilizzabili per ottenere risultati affidabili
- Redigere, riassumere, tradurre e riformulare email, lettere e documenti con il supporto dell'IA
- Preparare preventivi e solleciti di pagamento partendo da modelli e appunti, con il tono adeguato
- Usare l'IA per formule, analisi e organizzazione dei dati nei fogli di calcolo
- Estrarre dati da fatture e PDF, riportarli in tabella e controllarli
- Pianificare attività, creare procedure e preparare presentazioni con strumenti IA
- Verificare i risultati dell'IA e proteggere dati personali e informazioni aziendali
Incontro 1 – Fondamenti di IA e prompting (4 ore)
- Cos'è l'intelligenza artificiale: IA tradizionale e IA generativa, modelli linguistici, cosa sanno e non sanno fare
- Limiti e rischi: errori, allucinazioni, bias, aggiornamento delle informazioni
- Panoramica degli strumenti gratuiti (ChatGPT, Gemini, Copilot, Perplexity, NotebookLM) e come scegliere quello adatto al compito
- Creazione degli account
- Privacy delle versioni gratuite: le conversazioni possono essere usate per addestrare i modelli; come disattivare questa funzione in ChatGPT, Gemini e negli altri strumenti, e uso delle chat temporanee
- Versioni gratuite e versioni aziendali a confronto: protezione dei dati, addestramento, contratti (per esempio Copilot con account di lavoro); cosa non inserire comunque
- Configurazione guidata delle impostazioni di privacy e primi test
- Come si scrive un buon prompt: contesto, ruolo, azione, tono, formato dell'output
- Raffinare i risultati con domande di approfondimento e correzioni
- Esercitazione: costruire una piccola libreria di prompt per le proprie attività
Incontro 2 – Comunicazione, preventivi e documenti (4 ore)
- Scrivere e rispondere a email professionali: cambio di tono, sintesi, risposte a reclami e richieste
- Lettere, comunicazioni interne, verbali e relazioni a partire da appunti
- Preventivi e offerte: preparare un'offerta partendo da un modello e dagli appunti di una telefonata con il cliente
- Solleciti di pagamento: messaggi via via più decisi (promemoria cortese, secondo sollecito, ultimo avviso) mantenendo un tono professionale
- Riassumere documenti lunghi, PDF e articoli; estrarre punti chiave e azioni da svolgere
- Traduzione e correzione di testi, adattamento del registro (formale, commerciale, informale)
- Ricerca di informazioni con fonti verificabili con Perplexity
- Analisi di più documenti con NotebookLM: domande, sintesi e citazioni delle fonti
- Esercitazione: dal modello e dagli appunti di una telefonata al preventivo pronto da inviare, e sequenza di solleciti a un cliente in ritardo con i pagamenti
- Esercitazione: gestire in modo guidato una casella di posta simulata
Incontro 3 – Dati, PDF e fogli di calcolo (4 ore)
- Usare l'IA per spiegare, scrivere e correggere formule in Excel e Google Fogli
- Pulizia e organizzazione dei dati: duplicati, formati, colonne, normalizzazione
- Estrazione di dati da fatture e PDF (con documenti fittizi o anonimizzati): lettura dei campi chiave come fornitore, data, importi e IVA, e riporto in tabella
- Controllo dei dati estratti: verifica di totali e aliquote, dati mancanti ed errori di lettura dell'IA
- Tabelle riepilogative, pivot e grafici con il supporto dell'IA
- Analisi dei dati e lettura dei risultati: tendenze, anomalie, confronti
- Compilare report e commenti automatici a partire dai dati
- Verifica dei risultati: controlli di coerenza e rischi di errori nei calcoli
- Esercitazione: da un gruppo di fatture fittizie in PDF alla tabella controllata
- Esercitazione: dal file grezzo al report finale con un set di dati d'ufficio
Incontro 4 – Organizzazione, presentazioni e uso sicuro (4 ore)
- Pianificare attività e scadenze, creare checklist e procedure operative con l'IA
- Preparare agende, scalette e presentazioni con Canva AI e strumenti di presentazione gratuiti
- Automatizzare i compiti ripetitivi: modelli, flussi di lavoro semplici, prompt riutilizzabili
- Privacy e sicurezza: quali dati non inserire negli strumenti IA, anonimizzazione, riservatezza aziendale
- Cenni a GDPR e AI Act: obblighi, responsabilità e uso consapevole dell'IA sul lavoro
- Verifica umana dei risultati e indicazioni per un uso etico e trasparente
- Project work finale: simulazione di un processo d'ufficio completo, dalla richiesta al documento consegnato
- Test finale di verifica e consegna degli attestati
Metodologia, strumenti e verifica
- Metodologia: brevi momenti teorici seguiti da esercitazioni pratiche su casi d'ufficio realistici; ogni partecipante lavora con il proprio dispositivo
- Materiali: slide del corso, libreria di prompt riutilizzabili e schede operative di sintesi
- Requisiti tecnici: computer o tablet con connessione a internet e account gratuiti sugli strumenti indicati, da creare nel primo incontro
- Verifica finale: test di verifica delle conoscenze e valutazione del project work
- Attestato: rilasciato ai partecipanti che completano il percorso